Faites-vous encore partie de ceux qui signent leurs documents à la main ? Oubliez la technique d'imprimer, de signer, de scanner et de renvoyer un document. À l'heure où les entreprises numérisent tous leurs processus : ventes, facturation, comptabilité... la signature manuscrite est dépassée.
Ces dernières années, la signature manuscrite devient de plus en plus compliquée à gérer. L'augmentation du télétravail suite à la pandémie de Covid-19 empêche la signature de documents importants, les envois de courrier par la poste prennent du temps et allongent le processus de signature. Beaucoup d'éléments externes sont à prendre en compte, le temps pour envoyer le document, le temps de signer le document pour le destinataire, le temps de renvoyer le documents à l'expéditeur. Intégrer un logiciel de signature à votre activité est devenu indispensable.
Heureusement, Odoo vous propose un outil de signature électronique intégré et simple d'utilisation.
Quels sont les avantages à signer de manière électronique ?
Le plus gros impact visible de la signature électronique sur votre entreprise sera le gain de temps et la réduction de la charge administrative sur tous vos processus de signature de documents. Comme dit précédemment, fini les envois de courrier et d'attente de réponse à ceux-ci. Avec la signature électronique, envoyez directement et rapidement votre document à votre destinataire par mail. De plus, la signature électronique vous assure des économies en frais d'envoi et en impression. Avec l'envoi par mail, plus besoin d'imprimer le document à signer ni de payer les frais d'envoi par la poste.
Enfin, en ne devant plus gérer l'envoi de documents sous format papier, les échanges se fluidifient. Même en télétravail, les documents peuvent être signé facilement et rapidement.
Mise en place et configuration
Sur Odoo, la signature électronique est déjà intégrée dans l'application vente en cas de création de devis ou de commandes.
Cependant, il est également possible d'uploader des documents externes à Odoo et de les faire signer sur l'application. Concrètement, ce module permet de charger un document sur lequel vous aller pouvoir inclure des éléments que votre destinataire devra remplir. Peuvent être ajoutées : des zones de texte, des zones de signature, des dates...
Une fois le document chargé dans Odoo et les informations requises inclues, le document devrait ressembler à ceci. Vous pouvez désormais l'envoyer à votre destinataire qui identifiera immédiatement ce qu'il doit compléter.
Pour la zone de signature, le destinataire à le choix entre une signature automatique générée par Odoo qui se base sur son adresse mail ou le destinataire peut directement 'dessiner' sa signature dans la zone prévue.
💡 Astuce Guidoo
Lorsque vous uploadez le document à signer et que vous y intégrez des placeholder, plusieurs éléments préenregistrés dans Odoo vous sont déjà proposés comme du texte, la date du jour, la signature, le nom, le numéro de téléphone. En revanche, si vous souhaitez y intégrer quelque chose qui ne vous est pas proposé par Odoo, il est possible d'en créer. Pour créer un nouvel élément à inclure dans votre document, il vous suffit de vous rendre dans les configurations de l'application signature et d'éditer les types de champ.
Ensuite, créez un nouveau champ selon vos besoins. Une fois validé, ce nouveau champ personnalisé apparaitra dans votre éditeur de documents.
Vous voilà désormais prêts à signer et faire signer vos documents en 2 minutes top chrono avec Odoo !
MERCI D'AVOIR LU CET ARTICLE !
